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Annexe
Les annexes constituent des pages d’information
supplémentaires à la fiche signalétique de la
société, du contact ou du document. Elles sont organisées en champs structurés, de
type défini (chiffres, texte, dates ...), à l’inverse des notes* qui sont très
libres.Contact
Un contact est composé de l´identité d’une société et de la ou des personne(s)
qui lui sont attachées.
Critères
Les critères sont les clés de recherche au sein de la base de données, souvent
constitués par les champs eux-mêmes (nom de la société, nr du document, date de
rendez-vous, etc). Ils peuvent être uniques comme dans le cas des recherches, car
l’on cherche sur une seule valeur ; ou multiples comme dans le cas des
extractions car vous pouvez spécifiez plusieurs critères avant d’extraire un groupe.
Document
Dans TOP, tout événement, toute action vis-à-vis de l’extérieur est ponctuée par
un document, que vous lierez à une société ou à
un contact : grâce à celui-ci, vous garderez trace de l’historique des
évènements, vous imprimerez un courrier, vous calculerez des prestations. Vous pourrez
ainsi vous assurer du suivi de la demande de documentation d´un futur client, par exemple, ou visualiser l´historique de toutes vos
actions ainsi que celles de vos collaborateurs avec une société cliente avant de vous
rendre à un rendez-vous commercial. La fenêtre* d’édition des documents présente
tous les documents dans un ordre spécifique ainsi que les contacts auxquels ils sont
attachés individuellement.
Document-type
Un document-type est un gabarit ou modèle de document dont certains traits ou
informations sont répétitifs. L’objectif des documents-type est de faciliter la
tâche des opérateurs et d’assurer la cohérence de la saisie au sein d’un
département, d’organiser les procédures internes.
Fenêtre
L’essence du travail dans TOP se déroule à l’intérieur de fenêtres: les
principales sont les fenêtres d’édition des sociétés, contacts et documents, au
sein desquelles on consulte la liste ou les fiches individuelles (+modifier, supprimer,
etc). Des données complémentaires sont accessibles par les fenêtres satellites à
chaque fiche: les notes*, les annexes*, les objets*. La fenêtre d’édition des
Contacts présente tous les contacts dans un ordre spécifique ainsi que les documents qui
leur sont attachées individuellement. La fenêtre d’édition des Sociétés
présente toutes les sociétés par ordre alphabétique (ainsi que les contacts qui lui
appartiennent).
Groupe
Au sein d’une même fenêtre d’édition, la partie de la base de données,
sociétés, contacts ou documents, qui vous est présentée après que vous avez extrait
s´appelle un groupe. Toutes les opérations que vous
effectuerez dans cette fenêtre d’édition, telles que Imprimer ou Supprimer, ne
seront actives que sur ce sous-ensemble temporaire. Un groupe peut être constitué par
les contacts à relancer téléphoniquement dans une fenêtre des contacts, un autre par
les rendez-vous à planifier dans une fenêtre de documents, un autre par les offres à
rédiger en urgence dans une deuxième fenêtre de documents, etc.
Marquer
Cconsiste à attribuer un symbole à un ou plusieurs documents, contacts ou sociétés
lorsque des critères de recherche ne peuvent être mis en place pour des raisons de
structure. C’est ainsi que vous marquerez les enregistrements, un à un, pour pouvoir
rapidement les traiter ultérieurement en groupes, via des
extractions ou pour pouvoir les trier en fonction de leur marque (p.ex. les
courriers/documents du jour à imprimer en fin de journée, une liste aléatoire de
personnes à inviter à un cocktail, etc).
Vous pourriez p. ex. marquer simultanément:
- les contacts dont il faut vérifier les adresses exactes par le symbole
« ! »
- les documents dont vous voulez imprimer la publication en fin de journée par
« 1 »
- les personnes que vous souhaitez inviter à votre prochain cocktail par
« K »
Modèle
Format de présentation à l’impression des données.
Les enregistrements (fiche de société/contact, document, publication) peuvent être
imprimées selon plusieurs canevas :
1. soit une liste (p.ex. la liste téléphonique de tous les contacts ou le récapitulatif
des documents en cours),
2. soit des étiquettes,
3. soit des fiches,
4. soit du courrier (seule la publication peut être imprimée en ce mode).
Note
Fenêtre satellite de chaque fiche, la note (de la société, du contact, du document
et de la publication) permet d’enregistrer des données souples et sans structure
(typiquement: des détails personnels sur un contact, des commentaires sur une réunion
pour un document, ...). Les données plus structurées sont dans les annexes* et les
données externes s’interpellent par les objets*.
Objet
Fenêtre satellite disponible pour chaque zone de la fiche (société, contact, document
et publication), l’objet permet d’incorporer dans la base de données des
informations provenant d’autres programmes Windows (typiquement: un courrier Word,
une offre Excel, un itinéraire d’accès dans un logiciel graphique...).
Publication
Le document enregistre, dans la note de publication, le texte envoyé ou à envoyer au
contact dans le cadre du document en cours. Il peut s´agir d´un courrier, d´une note
interne à l´entreprise, d´une facture ou d´un rapport de visite, entre autres. La
publication est généralement imprimée sur un modèle de courrier.
Script
Un script est un ensemble de procédures qui a pour objectif de réaliser une série
d’opérations à votre place. Les scripts peuvent
être paramétrés sur mesure en fonction de vos besoins, et s’ajoutent aux
fonctionnalités de TOP.
Sélection
Une sélection est un filtre que vous appliquerez de
manière répétitive et sophistiquée sur la base de données. Il est en effet des
groupes de travail que l’on extrait souvent : c’est dans ce cas, que vous
utiliserez une sélection en piochant dans la table des sélections (par exemples toutes
les tâches à réaliser en urgence ou tous les contacts marqués ‘1’ dont le
Directeur des Ventes est francophone).
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